Sistemul RO e-Factura marchează un progres important în digitalizarea fiscală a României, oferind o soluție eficientă pentru emiterea și primirea electronică a facturilor. Acest pas spre modernizare vine cu multiple avantaje, cum ar fi îmbunătățirea eficienței economice, reducerea birocrației și protejarea mediului. Implementarea RO e-Factura aliniază România la standardele europene de digitalizare fiscală și contribuie la dezvoltarea economică durabilă a țării. Ghidul urmărește să informeze toți contribuabilii despre utilizarea acestui sistem.
Înregistrarea și Transmiterea Facturilor în Spațiul Privat Virtual (SPV) pentru eFactura
Înregistrarea în RO e-Factura:
Accesează formularul de înregistrare
Selectează opțiunea “Obținere”.
Alege perioada de valabilitate a certificatului (1, 2 sau 3 ani) și completează cu datele personale.
Selectează datele de facturare în secțiunea “Facturare”, în funcție de cum se va achita tranzacția (persoană fizică sau juridică)
Transmiterea Facturilor în RO e-Factura:
Facturile pot fi trimise manual, prin încărcarea lor în contul de SPV.
Alternativ, utilizează un software de efacturare care integrează funcționalitatea e-Factura
Beneficii eFacturare:
Simplifică procesul de facturare și reduce birocrația.
Asigură autenticitatea și integritatea facturilor transmise electronic.
Permite accesul la aplicații web RO-eFactura, inclusiv completarea facturilor electronice și validarea XML-ului
Acte necesare pentru SPV:
Pentru înregistrarea în Spațiul Privat Virtual (SPV) ANAF, vei avea nevoie de:
Certificat digital calificat pentru semnătură electronică.
Documente de confirmare pentru înregistrarea semnăturii electronice
Termenul limită pentru transmiterea facturilor în sistemul e-Factura este de 5 zile lucrătoare de la data emiterii facturii .Asigură-te că urmezi acești pași pentru a beneficia de avantajele eFactura și pentru a respecta obligațiile fiscale.
Roluri în efacturare
Pentru a discuta despre rolurile în facturarea electronică permise de sistemul național RO e-Factura, ne concentrăm pe trei categorii principale:
Emitentul facturii electronice: Acesta este rolul principal în cadrul sistemului RO e-Factura, fiind reprezentat de vânzător. Emitentul este responsabil pentru crearea și trimiterea facturii electronice către destinatar, utilizând formatul electronic structurat conform standardelor naționale și europene.
Destinatarul facturii electronice: Este rolul asumat de cumpărător și implică primirea facturii electronice emise de vânzător. Destinatarul trebuie să gestioneze și să arhiveze factura electronică conform legislației fiscale în vigoare.
Reprezentantul fiscal al vânzătorului: Acesta reprezintă o entitate sau persoană autorizată să gestioneze obligațiile de TVA pentru vânzător, în cazul în care vânzătorul este o entitate non-rezidentă, dar înregistrată în scopuri de TVA în România.
Roluri în tipurile de business
B2G (Business to Government): Acest tip implică tranzacțiile între companii și instituțiile guvernamentale. Emitenții (companiile) sunt obligați să transmită facturi electronice către entități guvernamentale, facilitând astfel procesele administrative și conformitatea fiscală.
B2B (Business to Business): Se referă la tranzacțiile dintre companii. Acest cadru încurajează eficiența operațională prin digitalizarea facturilor între partenerii de afaceri, reducând astfel timpul și costurile asociate cu facturarea tradițională pe hârtie.
B2C (Business to Consumer): Deși RO e-Factura se concentrează mai mult pe tranzacțiile B2B și B2G, există situații, cum ar fi utilizarea voucherelor de vacanță, unde companiile trebuie să raporteze anumite tipuri de tranzacții cu consumatorii în sistemul e-Factura.
Accesarea aplicaţiei RO e-Factura
Înregistrarea în SPV: Primul pas este înregistrarea în Spațiul Privat Virtual al ANAF pentru a accesa serviciile online.
Generarea Facturii: Utilizatorii accesează aplicația web RO e-Factura pentru a crea facturi conform standardelor XML specifice.
Validarea Facturii: Fișierul XML generat este validat în cadrul aplicației pentru conformitate, asigurându-se astfel că respectă toate cerințele reglementate.
Descărcarea RO e-Factura și Arhivarea Fișierelor XML
Introducere
Sistemul RO e-Factura reprezintă o inovație semnificativă în cadrul proceselor fiscale și contabile din România, facilitând emisia, primirea și arhivarea electronică a facturilor. Acest ghid vă va introduce în modul de utilizare a sistemului, oferind detalii despre descărcarea și arhivarea facturilor electronice.
Descărcarea În eFacturare
Procedura de utilizare a RO e-Factura este reglementată de Ordinul ministrului finanțelor nr. 1365/2021, care a stabilit normele de funcționare a sistemului național privind factura electronică. În esență, sistemul permite emitentilor și destinatarilor să gestioneze facturile electronice printr-un proces simplificat, asigurându-se că toate tranzacțiile sunt efectuate în conformitate cu legislația fiscală aplicabilă.
Pentru a descărca o factură electronică, utilizatorii trebuie să fie înregistrați în Spațiul Privat Virtual (SPV) și să interacționeze cu sistemul prin intermediul unei interfețe intuitive. Procesul include validarea și transmiterea facturii, urmată de o verificare automată a conformității acesteia. Odată validată, factura este disponibilă pentru descărcare, atât pentru emitent, cât și pentru destinatar, într-un fișier de tip .zip.
Arhivarea Fișierelor XML În eFacturare
Fișierele XML ale facturilor electronice și orice mesaje de eroare asociate sunt disponibile în sistem pentru o perioadă de 60 de zile de la publicare. După această perioadă, documentele sunt arhivate electronic și rămân accesibile la cerere. Aceasta asigură o gestionare eficientă a documentelor fiscale electronice, oferind utilizatorilor posibilitatea de a accesa sau solicita repostarea documentelor mai vechi de 60 de zile
Procesul de Solicitare
Pentru a solicita repostarea documentelor mai vechi în sistemul RO e-Factura, utilizatorii trebuie să urmeze câțiva pași simpli:
Identificarea Documentului: Înainte de a face o solicitare, este important să aveți la dispoziție informații detaliate despre documentul dorit. Aceste informații includ numărul index de încărcare (dacă este cunoscut), data documentului, numărul facturii, numele cumpărătorului și vânzătorului, precum și codurile fiscale ale ambelor părți.
Înregistrarea Solicitării: Solicitarea de repostare a documentului se înregistrează în sistemul RO e-Factura. Este necesar să furnizați toate detaliile solicitate pentru a facilita identificarea și procesarea cererii.
Alocarea Numărului de Înregistrare: După înregistrarea solicitării, sistemul va aloca automat un număr de înregistrare pentru cererea dumneavoastră. Acest număr servește ca referință pentru urmărirea procesului de repostare.
Notificarea Emitentului sau Destinatarului: Odată ce documentul este repostat în sistem, emitentul sau destinatarul va fi notificat automat. Notificările sunt trimise pe adresa de email specificată în sistem, asigurând o comunicare eficientă și rapidă.
Beneficiile Repostării Documentelor
Repostarea documentelor mai vechi de 60 de zile în RO e-Factura oferă mai multe avantaje, inclusiv:
Accesul Continuu la Documente: Utilizatorii pot accesa facturi și alte documente importante care nu au fost salvate sau descărcate în timp util.
Conformitate Fiscală: Asigură că toate tranzacțiile și documentele sunt păstrate conform cerințelor fiscale, facilitând auditurile și verificările.
Eficiență Îmbunătățită: Reduce timpul și efortul necesar pentru a găsi și solicita documente de la alte surse sau departamente.
